Офисная жизнь наполнена множеством процессов, каждый из которых имеет свою значимость. Один из ключевых аспектов, которым часто пренебрегают — контроль печати. По статистике, многие организации сталкиваются с проблемами неэффективного использования ресурсов и техники именно из-за недостаточного внимания к этому процессу.

<h2>Проблемы неконтролируемой печати</h2>

• Несогласованность действий различных специалистов. Зачастую ответственность за разные аспекты печати распределяется между несколькими людьми. Закупкой занимается один специалист, техническим обслуживанием другой, а экономией третий. Это создает условия для конфликта интересов, ведь одни хотят сэкономить на материалах, другие предпочитают качественную технику, а третьи пытаются минимизировать собственные усилия.
• Упорядочивание закупрчной деятельности. Например, бухгалтера нередко стараются снизить затраты на картриджи и бумагу, приобретая самые дешевые варианты. Но такие решения приводят к снижению качества печати и частым поломкам устройств. Сотрудники ИТ-отдела вынуждены тратить больше времени на устранение неисправностей, возникающих из-за некачественных комплектующих.
• Беспорядок и злоупотребления ресурсами. При отсутствии четких правил сотрудники могут свободно пользоваться бумагой и материалами для личных нужд. Это ведет к увеличению расходов и сокращению рабочего ресурса техники. Некоторые специалисты утверждают, что около 40% листов отправляются в корзину сразу после печати, поскольку изначально была допущена ошибка или документ оказался ненужным. Кроме того, наблюдается тенденция использовать высокопроизводительные устройства для простых операций вроде черновой печати презентаций или изображений, что резко повышает расход красителей и снижает срок службы аппаратов.
• Низкий уровень безопасности. Многие устаревшие модели принтеров не оснащены средствами защиты конфиденциальной информации. Документы могут попасть в руки посторонних лиц, что недопустимо в условиях современной информационной среды. Современные аппараты предлагают ряд функций, позволяющих предотвратить несанкционированный доступ к документам, однако далеко не каждая компания обновляет парк своей техники своевременно.

<h2>Как решить проблему неэффективной печати</h2>

Для оптимизации процессов печати и снижения затрат необходима комплексная система контроля и управления процессом. Вот некоторые шаги, которые помогут организовать этот процесс правильно:

1. Стандартизация требований: введите правила, регламентирующие использование оборудования и материалов. Ограничивайте возможность личного использования техники сотрудниками.

2. Автоматический учет копий: внедрите специализированные программы мониторинга принтеров, позволяющие вести учет каждой копии документа и анализировать объем потребляемых ресурсов. Примером программы для управления и контроли печати является EYEPRINT (заказать демоверсию).

3. Обучение персонала: проведите инструктаж сотрудников относительно правильного обращения с техникой и минимизации расхода материалов.

4. Регулярная замена старой техники: устаревающие устройства нуждаются в своевременной замене новыми моделями, обеспечивающими высокий уровень производительности и защищенности.

<h2>Преимущества внедрения системы контроля печати</h2>

Оптимальная организация процессов печати способна принести значительные выгоды вашей компании:

• Сокращение расходов на покупку расходных материалов.
• Повышение уровня безопасности и защита корпоративных данных.
• Увеличение срока эксплуатации оборудования благодаря грамотному использованию.
• Минимизация конфликтов между специалистами, ответственными за различные этапы процесса.

Внедрение полноценной системы контроля и управления печатью позволяет повысить эффективность вашего бизнеса и существенно сократить финансовые потери. Регулярный мониторинг принтеров, автоматическое ведение учета копий и обучение сотрудников становятся залогом успешного функционирования любого современного офиса.